Um dos procedimentos mais importantes ao participar de uma licitação é o cálculo dos custos envolvidos para execução do objeto, seja obra, prestação de serviços ou fornecimento de um produto. Ainda que tenham um bom faturamento com licitações, muitas empresas não conseguem alcançar o lucro esperado e um dos motivos mais comuns que levam a esse resultado negativo é o cálculo equivocado dos custos e riscos que decorrem da contratação. É essencial que no momento da elaboração dos custos sejam verificadas as obrigações acessórias do edital, que devem influenciar no valor final, elaborando um “mapa de riscos”.

Suponha que o INSS abriu licitação para fornecimento de computadores e exigiu um prazo de garantia de três anos, sendo que caso o equipamento apresente defeito, a empresa deverá se responsabilizar pelo empréstimo de um produto idêntico em um prazo máximo de 3 dias e que só deverá ser retirado do órgão com a devolução do produto consertado. A empresa, ao participar do certame, deve estar ciente do compromisso assumido com o Órgão durante todo o prazo de garantia e que o descumprimento dessa obrigação pode resultar em aplicação de penalidade, normalmente com multa por inexecução parcial.

É evidente que a empresa licitante deve considerar esses custos na elaboração da proposta inicial, tendo em vista que está assumindo um alto risco durante um longo período. Em paralelo, o servidor, que elaborou o termo de referência, deve estar ciente que pagará mais caro por essa garantia e verificar se realmente é necessário.

No caso do exemplo, como fazer o cálculo? Considere que a empresa tenha ciência que em três anos em média 5% dos computadores necessitam de assistência técnica. Elabora-se o cálculo de custos, contendo: frete, gastos com técnico de informática, custos com o empréstimo de um equipamento novo, desvalorização do equipamento emprestado, custo médio das peças para conserto, entre outros, que totalizou R$ 800,00 (oitocentos reais).

Considerando que o custo médio para conserto é R$ 800,00 e se estima que 5% dos produtos entregues terão esse custo, a empresa deverá acrescentar no seu preço de venda no mínimo R$ 40,00 (quarenta reais), sendo “custo de conserto x risco”. Lembrando que o cálculo acima é somente um exemplo, sem análise de valores reais, devendo a licitante fazê-lo de acordo com a realidade do seu ramo de atividade.

Os prejuízos nos contratos administrativos correspondem, muitas vezes, na desatenção das empresas quanto aos riscos, assumindo custos não ponderados anteriormente para que não seja penalizada. As obrigações acessórias são diversas, por exemplo, o prazo de garantia, tipo de garantia “on site” ou balcão, a necessidade do envio de amostras, empréstimos de equipamentos no período de conserto, prazo máximo para atendimento de chamado de assistência técnica, certificações, envio de documentos trabalhistas autenticados, entre outros.

Outro ponto a ser analisado na elaboração da proposta é o valor das multas no caso de atraso e inexecução. Caso a empresa participe de duas licitações com os mesmos objetos e obrigações, deve cobrar um valor superior na que prevê uma multa moratória limitada em 20%, do que na que limita a multa em 10%, a não ser que no seu mapa de riscos não haja nenhuma possibilidade de atraso de entrega, por exemplo.

A análise minuciosa do edital é essencial para que a empresa tenha ciência de todas as obrigações que serão assumidas e contabilize todas as variáveis, evitando perdas financeiras derivadas de obrigações não calculadas.

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