A ata de registro de preços e o contrato são documentos diferentes. A ata é um compromisso para o futuro: registra o preço, o fornecedor, as quantidades máximas e as condições de fornecimento, e vale por 1 ano, prorrogável por igual período se o preço continuar vantajoso (art. 84 da Lei 14.133/2021). O contrato é o instrumento que formaliza cada compra feita com base na ata, com obrigações para os dois lados.
A principal consequência prática é que a ata não obriga a Administração a comprar. O fornecedor, por outro lado, fica comprometido a entregar nas condições registradas sempre que for chamado durante a vigência. Saber essa diferença ajuda a planejar estoque, preço e capacidade de entrega.
O que é a ata de registro de preços?
O sistema de registro de preços, regulado nos artigos 82 a 86, é usado quando a Administração precisa de compras ou serviços frequentes, mas não sabe exatamente quando nem quanto vai precisar. Em vez de fazer uma licitação a cada pedido, ela licita uma vez e registra os preços vencedores em uma ata.
A partir daí, conforme surge a necessidade, o órgão gerenciador, os órgãos participantes e, em certas condições, órgãos que aderem depois à ata fazem as contratações com o fornecedor registrado, dentro das quantidades previstas.
Qual a diferença entre ata de registro de preços e contrato?
| Ponto | Ata de registro de preços | Contrato |
|---|---|---|
| Natureza | Compromisso de fornecimento futuro | Ajuste com obrigações recíprocas |
| Obriga a Administração a comprar? | Não | Sim, no que foi contratado |
| Obriga o fornecedor? | Sim, a fornecer nas condições registradas, se convocado | Sim, a executar o objeto |
| Vigência | 1 ano, prorrogável por igual período (art. 84) | A definida no próprio contrato, conforme as regras da lei |
| Pagamento | Não gera pagamento por si só | Gera o direito ao pagamento após a entrega |
Em resumo: a ata diz "se eu comprar, compro deste fornecedor, por este preço"; o contrato diz "estou comprando isto, nesta quantidade, neste prazo".
Quanto tempo vale a ata de registro de preços?
A ata vale por 1 ano e pode ser prorrogada por mais 1 ano, desde que fique comprovado que o preço registrado continua vantajoso (art. 84). Os contratos assinados com base na ata têm vigência própria, definida no instrumento, e podem continuar valendo depois que a ata termina.
Durante a vigência, os preços podem ser revistos em situações específicas, como fatos imprevisíveis que alterem o custo do item. E o fornecedor pode pedir o cancelamento do seu registro quando um fato superveniente, devidamente comprovado, tornar o fornecimento inviável nas condições registradas. Esse pedido precisa ser bem fundamentado e documentado.
O órgão é obrigado a comprar tudo o que está na ata?
Não. A existência da ata não obriga a Administração a contratar, nem a comprar a quantidade máxima registrada. É comum que o fornecedor receba pedidos menores do que o previsto, ou nenhum pedido. Por isso, não é prudente comprar todo o estoque logo após a assinatura da ata.
Já o fornecedor não pode simplesmente recusar um pedido feito dentro da vigência e das quantidades registradas. Deixar de assinar o contrato ou de retirar a nota de empenho sem justificativa pode levar a sanções (art. 155), como multa e impedimento de licitar. Se surgir um problema real, como aumento extraordinário de custo, o caminho é pedir formalmente a revisão do preço ou o cancelamento do registro, e não ignorar a convocação.
O contrato é sempre obrigatório? Quando a nota de empenho basta?
Pelo artigo 95 da Lei 14.133, o termo de contrato é a regra. Ele pode ser substituído por instrumentos mais simples, como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço, em dois casos:
- nas dispensas de licitação em razão do valor;
- nas compras com entrega imediata e integral dos bens, das quais não resultem obrigações futuras, inclusive assistência técnica.
Isso vale também para as compras feitas por meio da ata: se o pedido se enquadra nessas hipóteses, a nota de empenho pode fazer as vezes do contrato. Já o contrato verbal é vedado, salvo em pequenas compras ou serviços de pronto pagamento (art. 95, § 2º).
Mesmo quando o instrumento é a nota de empenho, as regras do edital e da ata continuam valendo para prazos de entrega, recebimento e pagamento. Se houver dúvida sobre os seus direitos em uma ata, um especialista da Pró Licitante pode analisar o seu caso.
E nos contratos assinados pela Lei 8.666?
A Lei 8.666/1993 e a Lei 10.520/2002 foram revogadas, e as licitações abertas desde 30 de dezembro de 2023 seguem a Lei 14.133/2021. As atas de registro de preços e os contratos firmados com base nas leis antigas, porém, continuam regidos por elas até o fim, inclusive quanto à vigência e às hipóteses de dispensa do termo de contrato. Por isso, antes de pedir prorrogação, revisão ou cancelamento, confira qual lei rege a sua ata ou o seu contrato.
Perguntas frequentes
Ata de registro de preços é um contrato?
Não. A ata é um compromisso de fornecimento futuro, com preços e quantidades máximas registrados. Cada compra é formalizada depois, por contrato ou instrumento equivalente.
Quanto tempo vale a ata de registro de preços na Lei 14.133?
Vale por 1 ano e pode ser prorrogada por igual período, desde que o preço registrado continue vantajoso, conforme o artigo 84 da Lei 14.133.
O órgão é obrigado a comprar a quantidade registrada na ata?
Não. A ata não obriga a Administração a contratar. O fornecedor, porém, deve atender aos pedidos feitos dentro da vigência e das quantidades registradas.
A nota de empenho pode substituir o contrato?
Sim, nas dispensas em razão do valor e nas compras com entrega imediata e integral, sem obrigações futuras, conforme o artigo 95 da Lei 14.133. Fora dessas hipóteses, o termo de contrato é obrigatório.
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