Posso recusar o empenho de uma ata de registro de preços?

Em regra, não. Enquanto a ata de registro de preços estiver vigente, o fornecedor que recebe uma nota de empenho dentro das quantidades registradas é obrigado a entregar pelo preço da ata, mesmo que o custo tenha subido. A recusa só é segura quando o fornecedor já obteve, antes do pedido, a revisão do preço, a liberação do compromisso ou o cancelamento do seu registro, ou quando apresenta uma justificativa formal e comprovada, como um fato superveniente que torne o fornecimento inviável.

Simplesmente ignorar o empenho, ou devolvê-lo sem fundamento, costuma ser o pior caminho: pode levar ao cancelamento do registro e à abertura de processo de sanção. A seguir, veja o que a Lei 14.133/2021 e o Decreto 11.462/2023 dizem e como agir.

Por que o fornecedor é obrigado a atender o empenho?

A ata de registro de preços não é um contrato, mas cria um compromisso. Pelo art. 83 da Lei 14.133, a existência de preços registrados implica compromisso de fornecimento nas condições estabelecidas, sem obrigar a Administração a comprar. Ou seja: o órgão pode não pedir nada, mas, se pedir dentro da vigência e dos quantitativos, o fornecedor deve atender.

O Decreto 11.462/2023, que regulamenta o registro de preços na esfera federal, reforça essa lógica. Ele prevê o cancelamento do registro do fornecedor que não retirar a nota de empenho, ou instrumento equivalente, no prazo estabelecido, sem justificativa razoável (art. 28, II). Estados e municípios podem ter regulamentos próprios, por isso vale conferir qual norma rege a sua ata.

O preço ficou inviável. Isso basta para recusar?

Não basta. O aumento de custo, por si só, não autoriza a recusa. A lei exige que o edital preveja as condições para alteração dos preços registrados (art. 82, VI), e o decreto federal criou um caminho específico para o fornecedor: quando o preço de mercado se tornar superior ao registrado e um fato superveniente impossibilitar o cumprimento, ele pode requerer ao órgão gerenciador a alteração do preço (art. 27 do Decreto 11.462/2023).

Esse pedido precisa vir acompanhado de documentação comprobatória ou de planilha de custos que demonstre que o preço registrado deixou de ser viável. Se o fato superveniente não for comprovado, o pedido é indeferido e o fornecedor continua obrigado a cumprir a ata, sob pena de cancelamento do registro e sem prejuízo das sanções previstas em lei (art. 27, § 2º).

Quando a recusa do empenho é possível?

A recusa tende a se sustentar nestas situações:

• O preço já foi revisto ou o registro cancelado antes do empenho: se o gerenciador deferiu o pedido de revisão, vale o novo preço; se cancelou o registro, não há mais compromisso a cumprir.
• Caso fortuito ou força maior comprovados: o decreto federal admite o cancelamento, total ou parcial, dos preços registrados a pedido do fornecedor nesses casos (art. 29, II).
• Empenho fora das condições da ata: quantidade acima da registrada, item diferente, prazo ou local de entrega incompatíveis com o edital, ou empenho emitido depois do fim da vigência.
• Pedido de revisão pendente e bem fundamentado: não garante a recusa, mas permite responder ao órgão por escrito, com justificativa, em vez de simplesmente não entregar.

Em todos os casos, a recusa deve ser formal, escrita, dentro do prazo e com documentos. A decisão final cabe à Administração, e cada caso depende das regras do edital e da ata.

O que acontece se eu recusar sem uma decisão do órgão?

A recusa sem justificativa aceita pode gerar duas consequências independentes:

• Cancelamento do registro: o fornecedor perde a posição na ata, e o órgão pode convocar os demais classificados no cadastro de reserva.
• Processo de sanção: a Lei 14.133 trata como infração a inexecução do contrato e o atraso na entrega sem motivo justificado (art. 155). As sanções possíveis vão de advertência e multa até impedimento de licitar e contratar e declaração de inidoneidade (art. 156), conforme a gravidade.

Antes de qualquer sanção, a empresa tem direito à defesa no processo administrativo. Mas é muito mais difícil se defender depois de ter recusado o empenho sem ter avisado o órgão e sem provas do desequilíbrio.

Qual a diferença entre pedir revisão e pedir cancelamento?

É comum apresentar os dois pedidos de forma sucessiva: primeiro a revisão; se ela for negada, o cancelamento. O guia sobre como fazer o cancelamento de atas de registro de preços detalha esse caminho.

O que fazer quando o empenho chega e o preço não fecha?

1. Confira as datas e os dados: data de emissão do empenho, vigência da ata, item, quantidade e prazo de entrega.
2. Reúna as provas do aumento: notas fiscais de compra, cotações datadas de fornecedores, planilha de composição de custos e documentos que mostrem o fato superveniente.
3. Protocole o pedido por escrito: revisão do preço ou cancelamento do registro, dirigido ao órgão gerenciador, com a documentação.
4. Responda ao órgão que emitiu o empenho: dentro do prazo, informando o pedido pendente e pedindo a suspensão da entrega até a decisão.
5. Não fique em silêncio: guarde comprovantes de protocolo e de todas as comunicações.
6. Se a decisão for negativa: avalie recurso ou, se for o caso, a entrega sob protesto, para não somar uma sanção ao prejuízo.

O ideal é agir antes do próximo empenho: quanto mais cedo o pedido é protocolado, maior a chance de a decisão sair antes de uma nova convocação. Se precisar de apoio, a Pró Licitante prepara o pedido de cancelamento da ata de registro de preços com base nos documentos da sua empresa.

E nas atas assinadas pela Lei 8.666?

As atas de registro de preços firmadas com base na Lei 8.666/1993 e na Lei 10.520/2002 continuam regidas por elas e pelo regulamento da época até o fim da vigência. A lógica é parecida: o fornecedor estava obrigado a atender os pedidos feitos durante a vigência e podia pedir a liberação do compromisso diante de fato superveniente comprovado. Antes de recusar um empenho, confira qual lei e qual regulamento regem a sua ata.

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